Offre(s) d'emploi et de stage dans le domaine Secrétariat et assistance

A propos de Beaux Arts & Cie
Développé autour de Beaux Arts Magazine, le leader de la presse culturelle et artistique française, et de Beaux Arts Éditions, qui publie près de 80 éditions par an, le pôle Media de Beaux Arts & Cie s’est étendu avec la création de beauxarts.com, le rachat du Quotidien de l’Art, premier quotidien professionnel numérique, et le lancement du trimestriel Geste/s consacré aux métiers d’art. Depuis 2017, le groupe s’est diversifié dans le conseil, la création de conférences et rencontres entre professionnels et la médiation avec Point Parole, la référence des guides conférenciers pour les musées. En 2020, avec le rachat de Museum Experts, les salons professionnels SITEM et MUSEVA ont rejoint les activités du Groupe.
Nous recherchons un(e) Stagiaire Hôte / Hôtesse d'Accueil polyvalent(e). Il/elle sera directement rattaché(e) à la Secrétaire de direction.

VOS MISSIONS

Accueil :
• Réception des appels et prise de messages
• Accueil physique des visiteurs (Invités, coursiers, prestataires...)
• Tri et distribution du courrier/colis
• Envoi ponctuel de plis par coursier
• Répondre aux questions diverses des salariés

Services Généraux :
• Veiller à l’entretien des locaux et à la relation courante avec les prestataires intervenant sur le site.

Projet à réaliser :
Mise en place d’un process de gestion des fournitures de bureau :
- définition du catalogue des fournitures commandables,
- préconisation sur le choix d’un fournisseur (benchmark),
- mise en place d’une procédure de gestion du stock et de déclenchement des commandes)

Missio ns ponctuelles à l’assistanat du service Rédaction :
• Alimenter le tableau des invitations presse et transmission aux services concernés (Envoi hebdomadaire)
• Pour les contributeurs de certaines rubriques du magazine papier :
Extraction mensuelle des articles des pigistes et transmission par mail
• Transmission de magazines à différents prestataires Les missions sont évolutives.
Profil recherché :
• Vous êtes étudiant.e ou en reconversion dans les métiers de l’accueil ou du secrétariat.
• Vous avez un bon sens de la communication et une bonne élocution
• Vous êtes souriant(e), réactif(ve) et dynamique
• Vous êtes organisé.e, méticuleux.use
• Vous avez une bonne connaissance de Word et Excel

Les petits + :
• Une sensibilité pour l’art, l’histoire de l’art et la culture serait un plus
• Vous savez vous exprimer en anglais
Avantages :
• Participation au Transport à hauteur de 50% ou aux mobilités douces
• Titre restaurant
• Accès à des expositions à des moments privilégiés pendant l’année
• Formation d’Anglais - Partenariat avec le Cercle des Langues

Programma tion :
• Du lundi au vendredi
• Travail en journée
• Stage de 3 à 6 mois
• A partir de septembre 2024

amanda.koffi@beauxarts.com

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